La mise en place efficace d’un WMS suit une méthodologie précise et séquencée en étapes, où les équipes clients et celles de l’intégrateur doivent fonctionner main dans la main.
Quels sont les étapes d’implémentation d’un WMS ?
Quel est le contenu de chacune de ses étapes ?
Quels sont les questions auxquelles devront répondre les équipes et quelles informations fournir ?
Quels travaux seront à mener côté intégrateur et côté client ?
Comment la formation des équipes est-elle abordée durant ces étapes ?
Chaque intégrateur dispose de sa propre méthodologie d’implémentation. Nous présentons ici une de ces méthodologies développées par SITACI pour sa solution WMS EGO.
Chez SITACI, la mise en place du WMS EGO est ainsi découpée en 6 phases clés :
Il est à noter que sur les 1ères phases, les équipes projets de SITACI sont particulièrement présentes pour cadrer et organiser les travaux. Mais progressivement sur les phases aval, ce sera à vos équipes projet de prendre la main, les équipes STACI passant alors d’un rôle de leader à un rôle d’accompagnement de vos équipes.
A la dernière phase, vos équipes seront alors en quasi-autonomie d’action !
Outre les aspects de cadrage et d’organisation des travaux, la phase de lancement est mise à profit pour collecter des informations qualitatives et quantitatives très variées sur l’entrepôt.
En voici quelques illustrations
Voici aussi quelques exemples de questions sur les articles, les ressources, les règles, la topographie d’entrepôt :
Au-delà de ce recueil d’informations, la phase de lancement est aussi l’occasion d’un premier contact et d’une découverte de l’outil WMS EGO.
En effet nous avons fait le choix avant même que les études soient amorcées, de présenter à nos clients notre WMS dans une version épurée (en termes de fonctionnalités) et avec un jeu de données » Ecole » qui permet de commencer à pratiquer.
Cet apport de » concret » en phase amont permet de prendre conscience de la philosophie de fonctionnement de l’outil, de comprendre les concepts qui se cachent derrière, d’amener progressivement les futurs utilisateurs dans le » vocabulaire » du WMS EGO et de commencer à ouvrir les champs du possible en lien avec la version standard du WMS.
En effet le parti pris est de dire :
« Si vous comprenez des flux très simples sur base » Ecole « , alors il sera d’autant plus facile d’appréhender vos flux avec vos futures données et de comprendre vos spécificités ».
Nous entrons ici dans le vif du sujet !
Des séquences de travail individuelles ou collectives vont alors s’enchainer dans un ordre bien particulier.
Elles auront pour objectifs de préparer le paramétrage du WMS EGO, de créer les environnements de travail (matériel, interfaçages, VPN, Wifi…) et d’anticiper la collecte des informations qui seront injectées par la suite dans le logiciel.
Ces travaux permettront par exemple de répondre aux questions suivantes :
Cette phase permet de « rentrer dans le dur ».
Les études vont permettre de paramétrer le WMS et d’engager les développements spécifiques s’il y en a (et en fonction de la méthodologie mise en œuvre :
Digitaliser les flux logistiques (projets simples) ou bien Méthode classique en V (projets complexes)
Les interfaces avec par exemple un ERP sont alors testées (flux de commandes, ajustement de stocks, base de données articles, confirmations d’expédition…), tout comme les connections avec les plateformes transporteurs (étiquettes transporteurs et flux EDI).
Enfin les matériels (PDA, étiqueteuse, peseuse, Carboscan…) sont eux aussi connectés et testés sur le WMS.
Grâce aux technologies SaaS, la plupart de ces opérations peuvent être réalisées via un VPN connecté à une « Virtual Machine » domiciliée chez un hébergeur.
Durant cette phase, le client est mis aussi à contribution pour fournir toutes les données nécessaires qui seront injectées dans le WMS.
Ce travail n’est pas à négliger tant la qualité des données est primordiale pour un bon fonctionnement du WMS. En effet les erreurs ne pardonneront pas dans le monde de la Supply Chain Execution (SCE).
Les données à fournir concernent bien évidemment les articles et les adresses des emplacements (pour les opérations de slotting), mais aussi les données sur les navettes, les types de contenant et d’emballages utilisés, les alvéoles, les matières dangereuses, les utilisateurs, les formats de code à barre, les clients, les transporteurs et les services associés, les tarifs douaniers… autant d’informations à renseigner en fonction de la complexité des flux mis en œuvre.
L’objectif est alors de fournir un environnement de travail permettant aux futurs utilisateurs de disposer d’un WMS aux couleurs de l’entreprise (avec les équipements associés) et ce afin de pratiquer la solution.
Cette phase va permettre de réaliser la revue de tous les scénarii (ou cas) métiers et d’impliquer ses équipes, pour pratiquer tous les cas de figure et en profiter pour rédiger les modes opératoires.
D’abord l’équipe projet va pouvoir se former à l’utilisation du WMS EGO dans son environnement quasi final (leurs articles, leurs clients, leurs emplacements…) sur un flux complet (entrée, interne, sortie) et pour des clients (ou déposants) représentatifs de l’activité. Les modules de formation sur le WMS EGO sont adaptés aux scénarii métiers mise en œuvre dans l’entrepôt.
Puis ces séquences de formation vont permettre à l’équipe projet de pratiquer en autonomie la solution suivant un « Plan de Pratique de la Solution » et en s’appuyant pour cela sur des cahiers de recette fourni par SITACI. Il s’agit ici de pratiquer tous les (autres) cas de figure de flux logistiques qui pourront se présenter et pour lesquels le WMS EGO a été paramétré.
C’est aussi l’occasion de faire pratiquer les utilisateurs clés et de rédiger idéalement avec eux ces modes opératoires.
Ces séquences sont en général très rythmées, et mobilisent les équipes sur des temps relativement importants. Une programmation précise des travaux est positionnée dans les agendas de chacun, en veillant à ne pas désorganiser les autres activités de l’entrepôt. Cet investissement demeure incontournable et nécessaire pour s’assurer que tout fonctionnera le jour J !
Juste après les formations et la pratique de la solution en autonomie, nous proposons enfin une journée de « tests à blanc » afin que l’équipe projet se rende compte de ce qui peut se passer sur une journée type avec le WMS EGO, et (normalement) toucher les bénéfices mais aussi la rigueur dont il faudra faire preuve dans l’utilisation d’un tel outil !
Nous faisons ici un petit focus sur 3 sujets qui nous semblent importants de bien traiter pour réussir un démarrage du WMS dans de bonnes conditions et pour mettre toutes les chances de son côté !
LES STOCKS
La reprise des stocks dans le WMS n’est pas à négliger et peut s’avérer être un projet dans le projet.
Alors quelle stratégie adopter, par quoi commencer, que peut-on anticiper ?
L’objectif est d’organiser les travaux de contrôle d’inventaire pour avoir la meilleure tenue des stocks possibles (quantités fiables à l’adresse de l’emplacement). Or il ne faut pas tout inventorier au dernier moment.
Une montée en puissance progressive de la fiabilisation de la tenue des stocks est à programmer :
Pour cela voici quelques clés et conseils pour organiser ce travail souvent long, fastidieux et au combien stratégique pour un démarrage réussi :
L’ÉTIQUETAGE DE L’ENTREPÔT
Avec l’arrivée des nouveaux matériels, un travail d’étiquetage et de repérage va concerner tout l’entrepôt :
L’IMPLICATION DE TOUTES LES PARTIES PRENANTES
Une fois l’environnement de production paramétré et opérationnel, la phase de déploiement va aussi consister à intégrer les « fichiers d’import » dans le WMS EGO avec la base de données qui sera utilisée le jour J.
Idéalement ces fichiers doivent être validés par les Keys Users (notamment le fichier des stocks avec les quantités des articles à jour à chaque emplacement).
La formation des utilisateurs finaux (« End Users ») par les Key Users peut alors démarrer avec les modes opératoires développés dans la phase précédente.
C’est l’occasion aussi de finaliser l’élaboration des « affichettes » à positionner sur les postes de travail (réception, qualité, retour client, colisage, expédition…) reprenant une version simplifiée et opérationnelle des modes opératoires.
A quelques jours du démarrage, reste à communiquer vers parties prenantes (clients – déposants, fournisseurs, personnels…) de la date et heure du démarrage.
Deux outils importants sont en général élaborés pour sécuriser la période entre J-3 et le jour J : un planning de présence des Key Users sur chaque zone auprès des opérateurs, et une check-list des points contrôle et de Go-Go No.
Vous l’aurez compris, une des réussites de la mise en place d’un WMS réside à la fois dans le respect des jalons proposés par l’intégrateur, dans la mise en œuvre scrupuleuse des contenus de chacune de ces phases, mais aussi dans la qualité et la fluidité des relations que sauront instaurer chacune des parties prenantes dans la conduite d’un tel projet.