Qu’est ce qu’un WMS ?

À l’heure où l’exigence du client final frôle l’instantanéité, pouvez-vous encore vous permettre une erreur de picking ou une rupture de stock ?

Aujourd’hui, un logiciel de gestion d’entrepôt, ou un Warehouse Management System (WMS) n’est plus un simple outil informatique ; c’est une partie intégrante de votre performance commerciale. Que vous soyez un acteur du e-commerce gérant des milliers de SKU ou un industriel aux flux tendus, la maîtrise de votre solution WMS détermine votre capacité à passer d’une logistique de survie à une logistique de conquête.

Cet article vise à explorer en détail les aspects fondamentaux d’un WMS en passant par sa définition, ses avantages jusqu’aux étapes clés de son implémentation. Nous aborderons également les meilleures pratiques pour optimiser son utilisation et examinerons les tendances futures qui façonneront l’évolution des systèmes de gestion d’entrepôt

WMS: tout savoir sur le Warehouse Management System

Le Warehouse Management System, ou logiciel WMS, est une plateforme logicielle conçue pour optimiser, contrôler et automatiser chaque centimètre carré de votre entrepôt. Contrairement à une simple gestion de tableur, il offre une traçabilité en temps réel et une visibilité à 360° sur vos actifs.

Selon les dernières analyses de Grand View Research, le marché mondial des WMS devrait croître de 16 % par an jusqu’en 2030. Pourquoi un tel engouement ? Parce que la complexité des flux logistiques modernes — incluant l’omnicanalité et la logistique des retours — rend la gestion manuelle obsolète.

L’objectif est simple : faire plus, plus vite, avec moins d’erreurs.

Comprendre les bases d’un WMS : bien plus qu’un inventaire

Les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) possèdent un rôle clé dans l’optimisation des opérations logistiques et de la gestion des stocks. Ces systèmes permettent aux entreprises de gérer leurs entrepôts de manière efficace en automatisant et en rationalisant un large éventail de processus.

La différence entre ERP, TMS et WMS

Oui, ce sont bien 3 outils différents qui ne répondent pas aux mêmes objectifs. Si l’ERP (Enterprise Resource Planning) gère la finance et les commandes clients entre autres, et que le logiciel TMS (Transport Management System) optimise l’expédition et les derniers kilomètres, le WMS, lui, règne sur les quatre murs de l’entrepôt.

• ERP : La tête (la stratégie et les chiffres).
• WMS : Les bras et les jambes (l’exécution physique).
• TMS logistique : Les roues (le mouvement extérieur).

L’interfaçage avec un WMS permet à ces trois piliers de communiquer sans friction, évitant les silos de données qui coûtent des points de croissance.

Fonctionnement d’un WMS : La précision pour servir la performance

Comment un logiciel de gestion de stock transforme-t-il le chaos en ordre ?

Un WMS facilite la gestion des opérations d’entrepôt. Il assure :

• La réception,
• Le stockage,
• La gestion des stocks,
• Les inventaires,
• La préparation de commandes
• L’expédition des marchandises.

Le logiciel permet une gestion détaillée grâce à une cartographie précise de l’environnement de l’entrepôt où chaque emplacement et chaque article sont clairement définis et suivis. Cette gestion fine des unités physiques permet d’améliorer l’ordonnancement des opérations et de suivre le statut des commandes en temps réel, augmentant ainsi la productivité et la qualité de service.

Les différents types de WMS : Choisir sa solution

Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins. Le choix de votre plateforme WMS dépend de votre infrastructure IT et de votre budget.

• WMS Standalone (autonome): Ce type de logiciel se concentre exclusivement sur la gestion des opérations d’entrepôt sans être lié à d’autres systèmes informatiques. Idéal pour les prestataires logistiques (3PL) dont c’est le cœur de métier.
• WMS intégré à ERP (Enterprise Resource Planning) : Intégré dans un système ERP plus large, ce type de WMS permet une synchronisation des données entre les opérations d’entrepôt et d’autres fonctions de l’entreprise comme la comptabilité, les ventes et les achats. Cependant, ces modules manquent parfois de flexibilité pour des besoins complexes.
• WMS Cloud : Fonctionnant sur une plateforme cloud, le WMS en SaaS offre une flexibilité accrue. Pas de serveurs à maintenir en interne, des mises à jour automatiques et un modèle tarifaire à l’usage (abonnement). C’est la solution idéale pour absorber les pics d’activité sans intervenir massivement dans l’infrastructure.
• WMS Open Source : Basé sur un logiciel libre, ce type de WMS peut être modifié par la communauté des développeurs offrant une personnalisation selon les besoins spécifiques sans les contraintes des solutions propriétaires.

Chacun de ces systèmes offre des avantages spécifiques et doit être choisi en fonction des besoins précis de l’entreprise et de sa stratégie logistique.

Les bénéfices d'un WMS pour la gestion d'entrepôt

L’adoption d’un logiciel WMS offre des avantages significatifs pour optimiser la gestion des opérations de stockage et de distribution. Les gains se mesurent en indicateurs de performance (KPI) concrets.

Efficacité opérationnelle et gain de place

Un WMS augmente l’efficacité opérationnelle en automatisant les tâches manuelles, ce qui réduit les erreurs et accélère les opérations. Il optimise l’utilisation de l’espace de stockage en identifiant les emplacements disponibles et en maximisant le placement des produits selon leur fréquence de sortie (méthode ABC). Ainsi, les articles à forte rotation sont placés près des quais. Grâce à cette configuration, le temps de trajet peut être réduit de 30%. 

Traçabilité des produits et gestion des retours

La traçabilité des produits assure la conformité réglementaire et répond aux exigences des clients. Un WMS permet de suivre chaque article avec précision depuis sa réception jusqu’à son expédition. Dans le cas de la logistique retour, en cas de rappel de produit ou de problème de qualité, il est possible d’identifier rapidement les lots concernés et de prendre les mesures appropriées. Une meilleure traçabilité des produits renforce la confiance des clients et protège la réputation de l’entreprise.

Amélioration du ROI

Le prix d’un WMS est souvent perçu comme un coût, mais il faut plutôt le voir comme un investissement. Entre la réduction des erreurs (coût moyen d’une erreur de préparation : 30€ à 50€), l’optimisation de la main-d’œuvre et la baisse des stocks dormants, le retour sur investissement est généralement constaté entre 12 et 18 mois. Pour de nombreuses entreprises, un WMS est un investissement très rentable.

Implémentation d’un WMS : Les étapes critiques vers le succès

Réussir le déploiement de sa solution WMS ne s’improvise pas. C’est un projet d’entreprise nécessitant une exécution minutieuse, pas seulement un projet informatique

Analyse des besoins

La première étape dans l’implémentation d’un WMS est l’analyse des besoins spécifiques de l’entreprise. Cela implique de comprendre les processus existants, les défis à relever et les fonctionnalités nécessaires pour choisir la solution la plus adaptée. Un audit fonctionnel de l’établissement permettra de déterminer les zones à problème et de dresser une liste des changements nécessaires.

La rédaction du cahier des charges WMS

C’est l’étape la plus négligée, et pourtant la plus importante. Un bon cahier des charges WMS doit lister vos processus actuels (« As-Is ») et vos processus cibles (« To-Be »). Posez-vous les bonnes questions :

• Gérez-vous du co-packing ou du cross-docking ?
• Quelle est la volumétrie lors de vos pics d’activité ?
• Avez-vous besoin d’un slotting dynamique  ?

Sélection du logiciel

Le choix du WMS doit être basé sur plusieurs critères, notamment la taille de l’entrepôt, la complexité des opérations et les fonctionnalités requises. Aussi, il doit se porter sur un partenaire qui comprend votre métier. Pensez à sélectionner un système qui peut s’intégrer facilement avec d’autres comme l’ERP ou le TMS. La robustesse et la performance du WMS sont également des facteurs importants, surtout pour les entreprises qui gèrent de grands volumes de commandes ou qui connaissent des pics d’activités.

Migration des données

La migration des données doit être réalisée avec soin pour éviter les pertes de données et garantir la continuité des opérations. Une stratégie de migration doit être mise en place incluant la sauvegarde des données, leur nettoyage et leur intégration dans le nouveau système. Il est également important de tester le système après la migration pour s’assurer que toutes les fonctionnalités fonctionnent correctement et que les données sont précises.

Ces étapes, bien que complexes, sont une condition sine qua non pour garantir que le WMS fonctionne de manière optimale et apporte les améliorations attendues en termes d’efficacité et de rentabilité des opérations d’entrepôt.

Meilleures pratiques pour l’utilisation d’un WMS au quotidien

Pour maximiser l’efficacité et la rentabilité d’un WMS (Warehouse Management System), il est conseillé d’adopter les pratiques suivantes :

• Formation des employés : Organiser des sessions de formation continue permet aux utilisateurs de rester à jour sur les nouvelles fonctionnalités et d’optimiser leur utilisation du système.
• Inventaire tournant : Finis les inventaires pénibles ! Le WMS permet une gestion des inventaires permanente, zone par zone, sans arrêter la production.
• Gestion des mises à jour : Un WMS doit être régulièrement mis à jour pour s’adapter aux évolutions du marché et aux nouvelles technologies. Ces mises à jour peuvent inclure de nouvelles fonctionnalités qui améliorent l’efficacité opérationnelle ou corrigent des bugs existants pour maintenir le système performant et sécurisé.
• Suivi et analyse des données: Pour assurer une utilisation efficace du WMS, il est nécessaire de suivre ses performances et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations. Utilisez les tableaux de bord pour identifier les goulots d’étranglement et apporter les ajustements nécessaires. Par exemple, si vos quais sont saturés chaque mardi matin, votre WMS vous le dira avant même que vous ne le voyiez.

Les tendances : L’entrepôt du futur est déjà là

Le secteur connaît une transformation radicale sous l’impulsion de l’innovation technologique.

Automatisation et robotique

L’automatisation continue de transformer les entrepôts, maximisant l’espace de stockage et adaptant l’approvisionnement à la demande. Aujourd’hui, on mise sur la flexibilité avec les robots AGV (véhicules guidés) et les robots AMR (robots mobiles autonomes). Aussi, la mise en œuvre de la 5G accélérera encore ces technologies, permettant une collaboration plus efficace entre robots, logiciels et opérateurs. Cela se traduit par une augmentation de la productivité et un nombre plus élevé de commandes traitées quotidiennement nécessitant des WMS capables de gérer efficacement un volume accru d’informations.

Intelligence artificielle et IA Générative

L’intelligence artificielle (IA) révolutionne la gestion des entrepôts en permettant aux machines de reproduire des décisions humaines et d’optimiser les processus de production. Les avancées en IA, notamment le machine learning, facilitent l’analyse de vastes ensembles de données pour améliorer les décisions logistiques. L’IA intégrée dans les WMS analyse l’historique des ventes et les tendances pour prédire quels produits seront demandés demain.

Intégration IoT

L’Internet des Objets (IoT) est en passe de devenir un élément central dans les entrepôts modernes, offrant une interconnexion accrue entre équipements et systèmes de gestion. Les innovations IoT comme les capteurs intelligents et les balises Bluetooth améliorent la localisation précise des marchandises et la collecte automatique des données, augmentant la productivité des équipes. Les WMS intégrés avec l’IoT permettent une meilleure visibilité du stock et une réactivité accrue dans la gestion des flux physiques et informationnels.

Le WMS : Votre levier de croissance pour demain

Le Warehouse Management System est bien plus qu’une nécessité technique : c’est l’outil qui sépare les leaders du marché des entreprises qui peinent à suivre. En optimisant vos flux logistiques, en garantissant une traçabilité sans faille et en ouvrant la porte à l’automatisation, vous transformez votre logistique en un véritable avantage compétitif.

La question n’est plus de savoir si vous avez besoin d’un WMS, mais quelle solution saura accompagner votre croissance.

Prêt à faire passer votre logistique au niveau supérieur ?

Le futur de la gestion d’entrepôt promet d’être encore plus influencé par les innovations technologiques telles que l’automatisation, l’intelligence artificielle et l’intégration de l’IoT, poussant les entreprises à adopter des solutions WMS toujours plus sophistiquées.

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FAQ : tout ce qu'il faut savoir sur le WMS

Quel est le premier pas le plus important pour mettre en place un WMS ?

Le premier pas, avant même de regarder les différents outils de gestion de stock, est de réaliser un audit approfondi de vos processus actuels et de définir clairement vos objectifs. Comprendre précisément vos points de douleur (erreurs de picking, lenteur, etc.) et ce que vous espérez améliorer (productivité, taux de service) vous permettra de rédiger un cahier des charges précis et de choisir la solution WMS qui répondra réellement à vos besoins métier.

Combien de temps faut-il pour implémenter un logiciel WMS ?

La durée d’implémentation d’un logiciel WMS varie considérablement selon la complexité de votre entrepôt, la taille de votre entreprise et le niveau d’intégration requis avec d’autres systèmes (comme un ERP). Pour une PME avec des processus standards, un projet peut durer de 3 à 6 mois. Pour un grand entrepôt avec des besoins spécifiques et des intégrations poussées, cela peut s’étendre de 6 à 12 mois, voire plus. Les phases clés incluent l’analyse, le paramétrage, les développements spécifiques, la formation des équipes et la phase de démarrage.

Comment justifier l’investissement dans un WMS et quel est le retour sur investissement (ROI) typique ?

Justifier l’investissement (le ROI) se fait en quantifiant les gains attendus par rapport aux coûts. Le ROI d’une solution WMS provient principalement de trois domaines :

1. Gains de productivité : Calculez le temps gagné par vos opérateurs grâce à l’optimisation des déplacements et à la suppression des tâches manuelles. Multipliez ce temps par leur coût horaire.
2. Réduction des erreurs : Chiffrez le coût annuel de vos erreurs (coût des retours, des réexpéditions, des avoirs, du temps passé par le service client). Un WMS peut réduire ces erreurs de plus de 99%.
3. Optimisation des stocks : Évaluez la valeur du surstock que vous pourrez éliminer et la trésorerie que vous libérerez. Chiffrez également le manque à gagner dû aux ruptures de stock que vous éviterez. Un ROI typique pour un projet WMS bien mené est souvent inférieur à 24 mois, parfois même moins de 12 mois pour les entrepôts qui partent d’une gestion très manuelle.

Quels sont les critères clés pour choisir le bon fournisseur de solution WMS ?

Au-delà des fonctionnalités du logiciel, la question du choix du partenaire se pose. Évaluez les fournisseurs potentiels sur les critères suivants :

• Expertise métier : Le fournisseur comprend-il les spécificités de votre secteur d’activité (e-commerce, industrie, santé…) ?
• Pérennité et évolutivité : Le fournisseur est-il un acteur stable du marché ? La plateforme WMS est-elle capable d’évoluer avec la croissance de votre entreprise ?
• Qualité du support : Quel est le niveau de service (SLA) proposé ? Le support est-il réactif et basé localement ?
• Capacité d’intégration : Le fournisseur a-t-il une expérience prouvée dans l’intégration de sa solution avec votre ERP et d’autres systèmes ?
• Références clients : Demandez à parler à des clients existants ayant une activité similaire à la vôtre. Leurs retours d’expérience sont une mine d’or.