Réussir sa gestion des quais : Éliminez les goulots d’étranglement dans votre supply chain

Le quai… Ce cœur battant et point de pression de votre logistique.

Eh oui, le quai de livraison/ chargement est souvent le théâtre d’une agitation incessante, un point de convergence dans la supply chain.
Pourtant, il est paradoxalement l’un des maillons les plus sous-estimés, voire négligés, de la logistique.
Le saviez-vous ? Une mauvaise gestion des quais peut entraîner des coûts imprévus et nuire gravement à la performance globale de votre entrepôt. C’est une réalité qui impacte directement la rotation de stock, la préparation de commande, et in fine, la satisfaction client et également votre rentabilité.
Dans cet article, nous vous fournissons une expertise approfondie pour transformer ce point de friction en un réel avantage concurrentiel. Nous allons décortiquer les pièges, explorer les solutions technologiques comme le logiciel WMS équipé d’une fonctionnalité YMS, et vous donner les clés pour une gestion de vos flux logistiques sans accrocs.

Les coûts cachés d'une mauvaise gestion des quais : Retards, surcharges et litiges

Pensez-y un instant : combien vous coûte réellement un camion qui attend deux, trois, ou même quatre heures à votre quai de chargement/ déchargement ?
Le mythe d’une « attente normale » masque des réalités financières douloureuses. Une mauvaise gestion des flux logistiques aux quais engendre une cascade de problèmes, des retards qui impactent toute la chaîne jusqu’aux litiges avec les transporteurs.

Les pertes financières directes et indirectes

• Pénalités de retard et frais d’attente des transporteurs (ou temps d’immobilisation) : Un camion qui attend pour se présenter au quai coûte cher. Les transporteurs appliquent souvent des frais (indemnités pour le retard de déchargement/chargement), souvent appelés « frais de démêlange » ou « detention fees » » qui grèvent inutilement le budget.
• Surcharge et pics d’activité mal gérés : Lors des pics d’activité, sans une planification adéquate, les ressources humaines et matérielles (chariots, caristes) risquent d’être mal allouées. Cela conduit à de l’inefficacité dans le picking, le packing ou le co-packing et augmente les risques d’erreurs lors de la réception de marchandise.
• Détérioration de la relation client/ fournisseur : Les retards à la réception se répercutent sur le traitement des commandes et, par conséquent, sur les délais de livraison. Une logistique défaillante impacte la réputation de l’entreprise et peut entraîner des litiges.
• Mauvaise gestion des inventaires et de stockage. Un déchargement désorganisé engendre une mauvaise organisation du stockage et de sa gestion. Si la marchandise n’est pas rapidement affectée à son emplacement (via le slotting ou de la méthode ABC), elle encombre les zones de transit.

Le risque opérationnel et la perte de contrôle

Le chaos aux quais est le terrain fertile de l’inefficacité opérationnelle.

• Difficultés du cross-docking : Si vous pratiquez le cross-docking (le transfert rapide des marchandises d’un quai de réception à un quai d’expédition), le moindre retard à la réception fait dérailler tout le planning des expéditions.
• Problèmes de sécurité : Un environnement encombré et sous pression augmente le risque d’accidents. La mise en place de processus anti-erreur (poka yoke) est compromise si le personnel est constamment en mode « pompier ».
• Sous-optimisation du stockage : Une réception inefficace retarde le placement des marchandises dans les zones de gestion adéquates, perturbant toute la stratégie de l’entrepôt. Par exemple, si vous utilisez la méthode ABC pour le classement des produits, celle-ci devient impossible à appliquer dans le cas de quais mal gérés.

Checklist : Diagnostic d’une gestion des quais défaillante

Pour évaluer la situation de vos quais, posez-vous les questions suivantes :

• Vos transporteurs respectent-ils systématiquement les heures de rendez-vous ?
• Quel est le temps moyen d’attente d’un camion entre son arrivée sur la cour et son départ du quai ?
• Les informations concernant la nature de la marchandise (nombre de SKU, palettisation) sont-elles connues avant l’arrivée du transporteur ?
• Êtes-vous en mesure de réaffecter dynamiquement les ressources (caristes, personnel de réception) en cas d’imprévu ?
• Avez-vous une visibilité sur la disponibilité des portes de quai en temps réel ?

Les fonctionnalités d'un module de gestion de quais (YMS) et son intégration au WMS

Comment reprendre le contrôle de cette zone critique ? Face à ces défis, la digitalisation s’impose comme LA réponse efficace. La première pierre de cette optimisation réside dans l’adoption d’un module YMS (Yard Management System) dont le rôle est de réguler le trafic dans la cour (le yard) et aux abords des quais.
Dans la gestion globale d’un entrepôt, le YMS est l’allié du WMS (Warehouse Management System).

Le YMS : Chef de la cour de l’entrepôt

Le YMS est une fonctionnalité d’une solution WMS qui a pour mission d’étendre son champ de vision au-delà des murs de l’entrepôt, vers la cour et les quais.

Son objectif principal est de coordonner les mouvements des véhicules, des remorques et des chauffeurs. Ainsi, il assure la traçabilité des équipements et des marchandises dans la cour. Il fournit une vision dynamique de l’état des quais et de l’emplacement des remorques.

Alors qu’une solution WMS standard gère l’intérieur des murs (le picking, la préparation de commande, la gestion des inventaires), le YMS, lui, se concentre sur l’efficacité du point d’entrée et de sortie :

• Gestion des portes et des quais : Il permet l’affectation dynamique des quais de livraison disponibles, optimisant ainsi l’utilisation de cet espace.
• Suivi des remorques : Le YMS maintient un inventaire précis des remorques dans la cour, de leur contenu (via l’intégration avec le logiciel WMS) et de leur statut (chargement en cours, attente, prête à partir).
• Règles de priorité. Il permet de définir des règles basées sur l’urgence des chargements, par exemple pour les opérations de cross-docking qui nécessitent de la rapidité d’exécution.

L’Intégration WMS-YMS : Le duo gagnant pour le flux logistique

L’efficacité maximale est atteinte lorsque le YMS est pleinement intégré au logiciel WMS, comme notre solution WMS EGO.

Le flux logistique commence avec la planification des arrivées dans le YMS et se poursuit sans rupture dans le WMS pour la gestion de stockage et le traitement interne.

• Avant l’arrivée : Les données de commande (quantités, type de SKU) issues du WMS ou de l’ERP sont transmises au YMS. Le YMS peut alors anticiper les besoins en ressources humaines et planifier le meilleur emplacement de réception de marchandise ou de chargement.
• À l’arrivée : Le YMS guide le chauffeur, enregistre l’heure d’arrivée et l’affecte au quai. Cette information est immédiatement transmise au WMS, qui peut alors lancer la préparation de commande pour les chargements sortants, réduisant ainsi les temps d’attente.
• Opérations spéciales : Pour le cross-docking – où les marchandises sont transférées directement d’une remorque entrante à une remorque sortante sans passer par le stockage – l’intégration est un vrai plus. Le YMS garantit que les deux remorques sont au quai au moment opportun, tandis que le WMS gère la traçabilité et l’exécution de la tâche de transfert.

Le rôle du TMS dans l’écosystème

Le Transport Management System (TMS), ou logiciel de gestion du transport, intervient en amont et en aval. Il s’assure de l’optimisation des tournées, notamment pour le dernier kilomètre. En se connectant au module YMS, le TMS peut informer le transporteur d’un retard ou d’une avance sur l’horaire, permettant au YMS de réajuster la planification des quais.

Ce trio (WMS – YMS – TMS) constitue la clé d’une supply chain optimisée et numérique.

Planification et prise de rendez-vous : Les bonnes pratiques pour fluidifier le trafic transporteurs

La clé d’une gestion des quais performante réside dans la planification. Sans elle, vous êtes condamné à subir les pics d’activité et les embouteillages. Il n’est plus possible pour les transporteurs d’arriver « au petit bonheur la chance ».

Le Dock Scheduling : l’art de la fenêtre horaire

La planification des quais, ou Dock Scheduling, est une des fonctionnalités WMS les plus impactantes.

Il permet aux transporteurs de prendre rendez-vous en ligne pour la livraison ou l’enlèvement.

• Equilibrer la charge : Répartir les opérations sur la journée pour éviter les pics d’activité et l’engorgement.
• Réguler l’afflux : Le système attribue automatiquement un créneau horaire et un quai spécifique, en tenant compte des contraintes (type de marchandise, temps estimé de déchargement/chargement, ressources disponibles).
• Priorisation des flux. Il est possible de donner la priorité à certains types de flux, comme la logistique des retours (gestion des retours) ou le cross-docking, qui nécessitent une rotation plus rapide.
• Optimiser les ressources : Allouer les ressources humaines et matérielles (chariots élévateurs, personnel de palettisation ou de co-packing) en fonction du volume attendu.

Selon le magazine spécialisé Supply Chain Info, les entreprises ayant adopté un Dock Scheduling System intégré ont constaté une réduction moyenne de 25% du temps d’attente des camions sur site.

Checklist : Mise en place d’une planification efficace des quais

• Définir les capacités : Établissez la capacité maximale de traitement par heure et par quai, en tenant compte des ressources (effectifs, équipements).
• Standardiser les temps : Mesurez et standardisez les temps moyens pour les opérations clés (réception de marchandise, chargement standard, cross-docking).
• Règles de priorisation : Configurez des règles dans le système pour prioriser les flux urgents ou stratégiques.
• Intégrer le WMS : Le système doit automatiquement bloquer les créneaux si les marchandises à charger (pour l’expédition) ou les ressources pour décharger (pour la réception) ne sont pas prêtes.
• Mettre en place un système d’alerte : Informez les transporteurs en cas de retard sur leur créneau, leur permettant de s’ajuster avant d’arriver.
• Former les transporteurs : Assurez-vous que les transporteurs sont formés à l’utilisation du portail de prise de rendez-vous.

La gestion de la cour en action

Une fois que le transporteur arrive sur le site, le module YMS prend le relais pour guider le véhicule. C’est l’équivalent d’un centre de contrôle aérien pour votre cour logistique.

• Enregistrement rapide : Le chauffeur s’enregistre (souvent via une borne automatisée connectée au logiciel de gestion d’entrepôt).
• Assignation dynamique du quai : Le YMS attribue le quai le plus approprié en temps réel, tenant compte des priorités et de l’occupation actuelle.
• Guidage et sécurité : Le système peut utiliser des dispositifs de géolocalisation pour suivre les remorques et s’assurer qu’elles sont stationnées dans les zones dédiées, augmentant la sécurité.
• Gestion des remorques au repos : Le YMS gère l’inventaire des remorques stationnées dans la cour, essentiel pour la planification des chargements et le respect de la rotation de stock.*

L’entrepôt du futur et l’automatisation

L’optimisation des quais s’inscrit pleinement dans la vision de l’entrepôt du futur.

L’intégration d’un logiciel WMS avec des technologies d’automatisation des entrepôts (comme les AGV ou les systèmes de tri automatisé) assure que le temps gagné à la réception ne soit pas perdu dans le traitement interne.

L’objectif final est de minimiser le temps entre la réception de marchandise au quai et sa mise en stock ou son acheminement vers la zone de préparation de commande.

Le Quai : Un levier de performance et d'expérience client

La gestion des quais n’est plus une simple question d’ordonnancement de véhicules ; c’est un vrai levier stratégique de performance globale de votre supply chain.
En adoptant une solution WMS équipé d’une fonctionnalité YMS, vous ne faites pas qu’éliminer les goulots d’étranglement : vous transformez les frais d’immobilisation en économies, vous investissez dans la rapidité, la fiabilité et la sécurité de votre organisation. Vous offrez ainsi une meilleure expérience à vos transporteurs et in fine, à vos clients.
Vous l’avez compris : la course à l’entrepôt du futur se gagne en grande partie sur les quais.
Alors, prêt à transformer vos quais en machine de précision ? Passez à l’action !
Contactez-nous pour une évaluation personnalisée de vos flux logistiques et découvrez comment une plateforme WMS modulaire comme notre solution EGO peut optimiser vos quais de livraison et l’ensemble de votre supply chain.

FAQ : Tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des quais couplée au WMS

Quelle est la différence entre un YMS et un WMS ?

Le WMS (Warehouse Management System) est un logiciel de gestion d’entrepôt qui se concentre sur les opérations à l’intérieur de l’entrepôt, telles que la gestion des inventaires, le picking, le slotting, la préparation de commande et le stockage. Le YMS (Yard Management System) est un système complémentaire, généralement un module intégré au WMS, qui gère les flux à l’extérieur et sur les abords immédiats de l’entrepôt : les remorques, les chauffeurs, les portes et les quais de livraison.

La gestion des retours a-t-elle un impact sur la gestion des quais ?

Absolument. La logistique des retours nécessite une zone de réception de marchandise et des processus spécifiques aux quais. Un bon YMS permet de planifier et d’isoler ces flux pour qu’ils ne perturbent pas les flux standards de livraisons. Il peut également pré-notifier le logiciel WMS que la marchandise de retour arrive, permettant à l’équipe en charge des retours de se préparer.

Comment l’intégration entre le WMS et le TMS logistique impacte-t-elle les quais ?

Le WMS informe le TMS des commandes prêtes pour l’expédition (préparation de commande terminée). Le TMS planifie alors le transport et communique l’heure d’arrivée estimée (ETA) au YMS/Dock Scheduling System. Cette information permet d’allouer le bon quai au bon moment, de faciliter le cross-docking et d’optimiser l’organisation du dernier kilomètre.